統合通販ソリューション

　2006年に設立された同社は、リストをもとにした電話による営業活動によって業績を拡大させており、顧客数もここ数年で大幅に増加している。この電話営業には販売情報を管理するためのシステムが欠かせないため、設立当初から販売管理システムを導入していた同社。しかし、顧客情報や入金情報を管理する仕組みを複数の人で分担できるようインフラ強化を実施する段階になり、大きな課題に直面したと代表取締役社長 江藤正春氏は語る。
　「導入当時は将来のネットワーク化を前提にスタンドアロンで導入したのですが、いざシステム拡張の打診をしたところそれができないことがわかったのです。数年後を想定したインフラ投資のはずでしたが、このまま拡張性のないシステムを使い続けるわけにはいかなくなりました。本来なら、受注管理や入金管理など事務関連の固定費を維持したまま、事業の拡大に応じて一極集中管理できるインフラを作る予定だったのです。」 　当初からの計画変更を余儀なくされた同社だが、ネットワーク化を実施するためのシステム投資とあわせて、販売管理システムと配送システムの二重入力などの無駄をシステムでカバーし、電話オペレータの実績分析なども合わせて行うことができるシステムを模索し始めることになる。そこで候補に挙がったのが、販売管理システムの実績を豊富に持っているOASのデコールシリーズだったのだ。

　システム選定の場面では、他にも通販業界での実績を売りにした製品もあわせて検討したというが、同社の強みであるアウトバウンド営業、いわゆる電話による攻めの営業スタイルにあったものではなかったという。電話オペレータには紙によるリストをもとに電話営業を行ってもらいながら、受注管理や入金管理など販売管理部分をシステム化することが目的だったのだ。
「当社は、大手の通販事業者がやっているような莫大な広告宣伝費をかけて顧客を待つインバウンド営業ではありません。PCを使わずにオペレータの生産性を最大限に高めるノウハウはすでに持っていたこともあり、オペレータ業務とは切り離した形で販売管理がきちんとできる仕組みを探していました。市販されている多くのパッケージは機能過多だったとも言えます。」 　その点、OASのデコールシステムは豊富な実績に基づいた販売管理システムが備わっているだけでなく、同社独自の運用にも柔軟に対応できるパッケージだったという。また、前回の失敗を経験したことで、会社の実績や信用度を事前に調査し、OASなら今後のビジネスパートナーとしてふさわしいことが実感できたという。
　デコール通販システムの完成度もさることながら、その営業姿勢についても高く評価できると江藤氏。一方的にできることを押しつけるのではなく、顧客のニーズを詳細にヒアリングすることで現状の運用をシステムに取り込む柔軟性もOASを選んだポイントの一つに挙げている。
　そこで2008年5月より業務をさらに効率化するための必要な機能の洗い出しを行い、2008年9月から2ヶ月間のテスト稼働を経てデコールシステムが同社の販売管理インフラとして稼働することになる。

　現在は、商品サンプルを希望する顧客を電話営業によって開拓し、名前や住所、電話番号など必要な顧客情報を受注情報としてデコール通販システムに入力する。あわせて、サンプルの配送日を指定することで宅配業者への送り状データを印字する仕組みとの連携を自動的に行っており、1つの顧客データを複数の場面で利用できるようになっている。また、サンプルを気に入った顧客に対する本品の受注に関しては、すでにサンプル時点で入力された顧客情報をそのまま使うことができ、受注から配送までの入力作業を軽減させることができるようになっている。

　「以前は配送伝票と受注情報をその都度入力するシステムだったため、入力ミスなども少なくありませんでした。入力作業の省力化とチェック時間の短縮など、二度手間が減らせたことは大きいですね。業務効率と作業精度の向上を同時に図ることができるようになりました。」と業務部 中野良美氏。

　さらに入金管理についても、以前のシステムでは管理できる項目がなかったため、紙の伝票で入金管理を行っていた同社。現在は、デコール通販システムで入金情報を受注情報と一元化できるようにしたことで、入金状況など経理関連の作業も効率的に行えるようになったという。

「お客さまごとの入金情報は紙の伝票で管理していたため、回収作業に手間取ることもあったのです。今では、顧客情報に紐づいて入金情報が管理されているため、もれなく回収を行えるようになりました。」経理部 上原由紀氏。

　受注から配送、入金に至る全体の作業効率があがったことで、在庫管理の精度を高めたりキャンペーン施策を立案したりなど、これまで以上に営業へのサポート体制を強化することができたという。顧客満足度向上にデコール通販システムが貢献できているというわけだ。

　「デコール通販システムのおかげで、当初の計画に沿った販売管理システムを構築することができました。事務関連の固定費も維持したまま将来的な売り上げ拡大を目指すことも今回のシステムで可能になったと考えています。」と江藤社長は自信をのぞかせる。